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企业举办新品发布会,庆典,或者举办大型品牌推广活动时,会需要邀约媒体记者参加活动,提升活动现场的氛围,从而帮助新闻稿推广及活动宣传。

为什么要邀请媒体,有什么具体作用?

第一种:增加发布会的传播速度,快速提升企业的影响力。

第二种:当企业举办活动时媒体和企业深度合作,成为活动的承办方、合作单位,专题报道活动内容。

邀约方式有哪些?

1、企业公关部自行邀约。

2、借由媒体公关公司邀约。

3、网络邀约。

自行邀约媒体前的准备工作:

1、定好活动时间,要精确到xx年 xx月xx日上午x点x分,可以通知提前媒体半个小时到场,确保媒体准确出席。

2、定好活动的具体地址,需提前发给媒体。

3、提前准备好资料袋,里面包括活动议程、新闻通稿、礼品、其他活动信息等,并于活动现场发给媒体记者,另外要准备好媒体到场签到表,做好到场标记。

4、拟定要邀请的媒体单位,并准备好邀请函。

5、确定具体邀请时间。一般提前3-5天邀约,活动前一天跟进提醒。

6、邀约方式。一般来说,书面邀请函更加正式严谨,对于比较熟悉的媒体记者也可以直接电话邀请。

正式开始邀约媒体时的具体步骤是什么?

1、再次确认邀请媒体的名单

2、致电给参加媒体的负责人进行邀约,并邮件发送邀请函。

3、邀请结束后跟进确认具体人数、到场的方式及参加活动的媒体记者电话。

邀请媒体的数量要合宜,可以邀请与企业有合作关系的记者参加,如需烘托现场氛围,再适当邀请一些电视台媒体记者和视频媒体记者。

另外,应在活动开始的时发布新闻内容,记者可以提早完成采访工作,确保顺利及时的发稿。

主办方要在现场设好独立签到处,安排礼仪接待,将媒体记者引进会场入席。结束后,确认媒体的返程时间并再次表示感谢。

后期跟进。要和媒体沟通发稿的情况,包括发稿图片。也要提前预备好媒体补充名单,当遭媒体拒稿或审核不通过有相应的应对措施。

合作反馈汇报,每一次发布会结束,和各家媒体合作情况要予以总结,不断的将每一次活动的细节做好,也了解媒体合作的传播度是否能达到企业所期待的方向,以备下一次可以选出更合适的合作媒体单位。